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CRISE SANITAIRE ET ORGANISATION DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

La limitation du nombre de participants aux réunions privées organisées dans des lieux recevant du public et la réticence dont certains copropriétaires nous ont fait part pour participer à ce type de réunions pendant cette période particulière nous contraint de facto à repousser l’organisation des assemblées générales.

Il est toutefois important de préciser que, profitant des évolutions juridico-techniques introduites par la Loi ELAN, le gouvernement a fait publier l’ordonnance N°2020-595 du 20 mai 2020 permettant aux syndics d'adapter les modalités d’organisation des assemblées générales entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021.

Pendant cette période exceptionnelle, il est donc possible de les convoquer sans présence physique des copropriétaires, ceux-ci pouvant alors y participer par visioconférence ou voter par correspondance.

Par dérogation aux principes édictés par la Loi ELAN, les modalités pratiques et financières de recours à la visioconférence sont décidées par le syndic, sans vote préalable de l'assemblée, la charge financière engendrée par les coûts permettant au syndic d’adopter cette technique étant supportée par le syndicat des copropriétaires.

L’ordonnance prévoit également que si le recours à la visioconférence est impossible, les copropriétaires pourront s’exprimer au seul moyen du vote par correspondance grâce à un formulaire type qui devra être renvoyé au syndic et dont le contenu sera très prochainement fixé par arrêté ministériel.

Enfin, l'ordonnance aménage les règles de convocation (pas d’indication du lieu de réunion, précision des modalités d’organisation de l’assemblée et de vote) et de tenue des assemblées (délai de 8 jours pour certifier la feuille de présence et le procès-verbal, augmentation à 15 % du nombre de voix dont peut disposer le détenteur de pouvoirs).

Ces mesures restent toutefois des dispositions supplétives et provisoires et certaines copropriétés souhaiteront sans doute patienter jusqu’à l’automne pour se réunir à nouveau.

POUR LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

DES COPROPRIÉTÉS GÉRÉES PAR LE CABINET CSJC

Après avoir longuement participé aux réunions de travail de la FNAIM dans le cadre de la consultation des organisations professionnelles par le gouvernement pour élaborer un contexte technique et juridique stable, tant pour les assemblées générales organisées en visioconférence que sur l’élaboration du formulaire type de vote par correspondance, nous sommes en mesure d’apprécier les limites de ces évolutions qui pourraient paraître séduisantes de prime abord.

Nous pensons effectivement que ces instruments doivent être maniés avec la plus grande prudence.

- Pour la tenue des assemblées générales par visioconférence

La plupart d’entre nous avons pu profiter de la période de confinement pour s’initier aux réunions organisées à distance par voie de visioconférence et nous avons pu également utiliser ce procédé pour échanger avec certains d’entre vous pour des réunions de conseils syndicaux ou des entretiens individuels par le biais d’un abonnement que nous avons souscrit avec un prestataire bien connu dans ce domaine.

Mais si l’organisation de réunions informelles ne pose pas de difficultés particulières, nous nous heurtons à des interrogations juridiques plus complexes dont nous ne mesurons pas encore la portée lorsqu’il s’agit de convoquer et faire voter les copropriétaires pour des assemblées générales officielles dont les décisions sont susceptibles d’être annulées pour de simples problématiques de forme.

Ainsi, des incertitudes importantes règnent sur le procédé d’invitation et la gestion des réponses pour permettre aux copropriétaires de participer à l’assemblée par visioconférence tout en sachant que la Loi impose que l’identification des copropriétaires présents doit être assurée avec certitude.

En outre, si nous avons pu constater que la fluidité des débats s’organise sans difficulté jusqu’à une dizaine de participants, nous nous apercevons qu’elle se dégrade considérablement au-delà et n’est plus compatible avec la nécessaire attention qui doit être portée pour un décompte précis des votes (difficultés techniques et gestion des entrées et sorties de copropriétaires, défaut de connexion privant un copropriétaire de participation, sécurité informatique…).

Enfin, nous ne souhaitons pas priver le syndicat des copropriétaires de son libre choix des modalités financières et techniques de participation par voie de visioconférence car nous estimons que cette décision relève de l’appréciation exclusive de l’assemblée générale.

- Pour la tenue des assemblées générales sans présence physique des copropriétaires (vote par correspondance)

La primauté des décisions prises par l’assemblée générale caractérise à elle seule la force du régime démocratique qui fonde le droit de la copropriété.

Ces décisions sont prises à la lumière des débats entre les copropriétaires dont les votes sont éclairés par les explications et les échanges au cours de l’assemblée générale.

Le principe du vote par correspondance, par lequel le copropriétaire s’exprime par de simples cases cochées sur un formulaire, suppose que chacun soit parfaitement informé des enjeux de chaque résolution portée à l’ordre du jour par le biais exclusif de la convocation et qu’il ne pourra émettre aucun commentaire (seuls les vote POUR/CONTRE/ABSTENTION seront pris en compte).

Ainsi et par manque d’explication, malgré toute la précision qui pourrait être apportée à la convocation, les copropriétaires pourraient être enclin à voter CONTRE une résolution entraînant

de facto son rejet et des risques de blocage du fonctionnement du syndicat des copropriétaires (quid en cas de rejet de l’approbation des comptes, du budget prévisionnel, du mandat de syndic, du mandat des membres du conseil syndical…).

Par conséquent et compte tenu de ces incertitudes dont les conséquences pourraient être préjudiciables aux syndicats de copropriétaires que nous gérons, nous estimons qu’il est préférable de programmer la tenue de votre assemblée générale à l’automne 2020, période à laquelle il est loisible de penser que les réunions physiques pourront se tenir dans des conditions satisfaisantes de sécurité et sans doute plus propice à la mobilisation des copropriétaires.

Nous collaborerons dans l’intervalle avec les membres des conseils syndicaux pour fixer les ordres du jour et programmer les dates de ces assemblées générales.

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